Inhoudstafel

  1. Het belang van gegevensbescherming

 

  1. Toepassingsgebied

 

  1. De organisatie van gegevensbescherming

 

  1. Scope van het gegevensbeschermingsbeleid

 

  1. Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?

 

  1. Voor welke doeleinden verzamelen en verwerken wij gegevens?

 

  1. Bewerkers van patiëntenbestanden en hun bevoegdheden

 

  1. Interne en externe raadpleging van de patiëntenbestanden, rechten en plichten van de bewerkers

 

  1. De aard van de verwerkte gegevens en de wijze waarop ze verkregen worden

 

  1. Het beheer van risico’s

 

  1. Bewaartermijnen

 

  1. Rechten en mogelijkheden van verweer van de patiënt in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

 

  1. Beleidsdoelstellingen voor gegevensbescherming

 

  1. Inwerkingtreding en wijzigingen

 

1       Het belang van gegevensbescherming

Praktijk Osteopoint hecht grote waarde aan het juist beschermen van de gegevens die zij verwerkt, in het bijzonder persoonsgegevens. Middels dit beleid wil Osteopoint op strategisch niveau vastleggen op welke wijze gegevens beschermd worden, welke verantwoordelijkheden hierrond zijn toegewezen en welke prioriteiten Osteopoint heeft bepaald rond de bescherming van gegevens.

In het bijzonder wil Osteopoint de gegevens van klanten en de persoonsgegevens die zij ter beschikking stellen, beschermen tegen:

 

Osteopoint wil in dit beleid een beroep doen op iedereen die betrokken is bij de elektronische en papieren verwerking om samen, vanuit een gemeenschappelijke visie én vanuit onze gezamenlijke wil om kwaliteitsvolle dienstverlening aan te bieden, de verwerking van persoonsgegevens van onze correct te laten verlopen.

Dit gegevensbeschermingsbeleid gaat dieper in op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van en meer in het bijzonder, de informationele privacy. Dit gegevensbeschermingsbeleid dient als norm voor het verwerken van de persoonsgegevens van de klanten en hun verzekerden door Osteopoint. Het is een leidraad voor alle verwerkingsprocessen en biedt een referentienorm voor audit en controle. Het gegevensbeschermingsbeleid biedt elke belanghebbende, medewerker of betrokken externe een inzage in het gegevensbeschermingsbeleid en de manier waarop we omgaan met gevoelige persoonsgegevens.

Het handboek is tevens geschreven voor iedereen die een functie heeft binnen Osteopoint waarbij persoonsgegevens verwerkt worden. Ze gebruiken (delen van) dit gegevensbeschermingsbeleid voor het ontwerpen van procedures en richtlijnen voor medewerkers en externen, zoals ICT-leveranciers. De relevante onderdelen van dit gegevensbeschermingsbeleid worden verwerkt in overeenkomsten met personeel en leveranciers.

 

 

2       Toepassingsgebied

Het is de directie van Osetopoint die bij start van de arbeidsovereenkomst conform de voorhanden zijnde procedure bepaalt tot welke applicaties en met welke rechten de medewerker toegang mag krijgen.

Patiënteninformatie:

 

 

 

 

 

Personeelsinformatie:

 

Alle sollicitanten, vrijwilligers, stagiaires die met personeelsgegevens in contact komen, zullen een confidentialiteitsclausule ondertekenen als addendum

 

3       De organisatie van gegevensbescherming

Bevoegdheid Als verantwoordelijke voor de verwerking, ligt de bevoegdheid van dit beleid bij Osteopoint , vertegenwoordigd door Niels Eelens en Marnix Roothooft. Hij/zij is verantwoordelijk voor het formuleren en vaststellen van, en het toezien op, de naleving van de beleidsprincipes binnen praktijk Osteopoint.
   
Verantwoordelijke uitvoerder Maatschap Osteopoint fungeert als formeel beslissingsverantwoordelijke voor gegevensbescherming. Hij / zij  is bevoegd om beslissingen te nemen die betrekking hebben op volgende aspecten:

 

●        De risicoanalyse en bijhorende methodiek;

●        Het ontwikkelen van het gegevensbeschermingsbeleid en de bijhorende richtlijnen;

●        De implementatie van beveiligingsmaatregelen (i.e. de inhoud van het veiligheidsplan)

●        De structurele reactie op gegevensbeschermingsproblemen en –adviezen (binnen de 3 maanden);

   
   
   
De medewerker Iedereen (intern of extern) die gegevens verwerkt (bijvoorbeeld inkijkt, registreert, wijzigt, …), doet dit volgens de beleidsprincipes uit dit beleidshandboek. De gebruiker verwerkt gegevens in overeenstemming met de discretieplicht, en conform volgende principes:

●        Is verantwoordelijk voor de gegevens van bewoners die hij/zij verwerkt

●        Voert de veiligheidsrichtlijnen uit tijdens zijn/haar verwerkingsopdracht.

●        Verwerkt enkel die gegevens die horen bij de taak

●        Draagt zorg voor de gegevens

●        Meldt inbreuken

●        Leeft artikel 458 van het Strafwetboek na: De gebruiker respecteert het beroepsgeheim.

   
ICT-medewerker of key user De ICT-medewerker of key user zijn, bovenop de verantwoordelijkheden voor de gebruiker, verantwoordelijk voor:

●        De implementatie van de technische maatregelen

●        De veiligheidsinstellingen te implementeren in lijn met dit beleidshandboek.

●        De veiligheidsproblemen die ontstaan voor, tijdens of na de implementatie van ICT-middelen te melden aan de DPO

●        Te fungeren als expert. Vanuit deze rol neemt hij/zij deel aan de identificatie zowel als aan de remediëring van de gegevensbeschermingsrisico’s

●        De gedragscode na te leven.

 

ICT-leverancier

 

De ICT-leverancier heeft dezelfde verantwoordelijkheden als deze van een ICT-medewerker. Bijkomstig:

●        Wijst hij op veiligheidsrisico’s van geleverde toepassingen

●        Wijst de leverancier op de op te nemen veiligheidstaken

Streeft de leverancier een transparant gegevensbeschermingsbeleid na door te communiceren over het eigen actuele veiligheidsniveau en bij de afhandeling van veiligheidsincidenten.

 

4       Scope van het gegevensbeschermingsbeleid

Dit beleid is van toepassing voor de gehele levensduur van informatie binnen  de Maatschap Osteopoint van het verkrijgen van informatie tot de uiteindelijke verwijdering van informatie binnen de organisatie.

Dit beleid geldt voor geheel Osteopoint

 

Voor bepaalde domeinen of processen binnen Osteopoint kunnen aanvullende richtlijnen of procedures worden uitgewerkt die in detail omschrijven welke maatregelen genomen worden om het gewenste niveau van gegevensbescherming te bereiken. Dit beleid is de kapstok waar alle andere richtlijnen of procedures onder vallen.

Gezien de belangrijke rol van de ICT-leveranciers bij het opzetten van de ICT-omgeving om gegevens te verwerken, legt het beleidshandboek hiervoor ook de beleidsprincipes vast.

 

 

5       Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken wij?

Wij verzamelen en verwerken gegevens over u wanneer u als patiënt op onze diensten als zorgvestrekker een beroep doet, alsook wanneer u zich inschrijft op onze nieuwsbrieven, of wanneer u op een andere manier met ons contact opneemt.

Bent u leverancier, dan worden uw gegevens of deze van uw contactpersonen verwerkt in het kader van deze activiteiten.  Verder worden uw gegevens, als klant of als leverancier, verwerkt bij het opmaken van facturen en andere boekhoudkundige documenten.  In sommige gevallen verwerken wij uw gegevens met de bedoeling u onze diensten voor te stellen (direct marketing).

De gegevens die wij verwerken betreffen de gegevens die u ons meedeelt en die wij nodig hebben voor de uitvoering van de producten of diensten waarvoor u op ons beroep doet.  Meestal geeft u ons die gegevens rechtstreeks door, maar het is ook mogelijk dat wij die gegevens verkrijgen via andere partijen.

Wij verzamelen deze gegevens zowel wanneer u onze papieren formulieren invult als wanneer u dat elektronisch doet.

 

6       Voor welke doeleinden verzamelen en verwerken wij gegevens?

De in artikel 5 vermelde gegevens verzamelen wij voor uw zorgbehandeling.

 

7       Bewerkers van patiëntenbestanden en hun bevoegdheden

Alle werknemers en medewerkers van de osteopathiepraktijk die voor de uitvoering van hun taken toegang nodig  hebben tot persoonsgegevens die de gezondheid betreffen, zijn ertoe gehouden het vertrouwelijk karakter  van de betrokken gegevens strikt in acht te nemen.

 

De volgende personen zijn belast met de bewerking van de persoonsgegevens van patiënten, binnen de perken van hun opdracht en de doeleinden eigen aan deze opdracht:

 

8       Interne en externe raadpleging van de patiëntenbestanden, rechten en plichten van de bewerkers

8.1 Intern

 

8.2 Extern

Binnen het kader van art. 7, lid 4 W.B.P.L. zijn volgende categorieën van instanties gerechtigd tot het verkrijgen van gegevens uit de patiëntenbestanden:

 

 

9       De aard van de verwerkte gegevens en de wijze waarop ze verkregen worden

De aard van de gegevens zijn als volgt vastgelegd:

– gezondheidsgegevens

– verpleegkundige gegevens

– paramedische gegevens

– geneesmiddelen

 

 

10    Het beheer van risico’s

Alle nodige voorzieningen worden getroffen ter bevordering van de juistheid en volledigheid van de opgenomen gegevens.  Tevens worden de nodige technische en organisatorische maatregelen getroffen ter beveiliging van de patiëntenbestanden tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen ongeoorloofde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

Indien van toepassing zal er een summiere risicoanalyse uitgevoerd worden.

 

 

11    Bewaartermijnen

– 10 jaar voor de facturatiegegevens uit de patiëntenbestanden die dienen als boekhoudkundig verantwoordingsstuk;

– 30 jaar voor de medische gegevens;

– 5 jaar voor alle andere gegevens uit de patiëntenbestanden;

– 1 jaar voor de afgehandelde dossiers van de ombudsdienst (na opmaak jaarverslag).

 

– de bewaring vereist is op grond van een wettelijk voorschrift;

– de bewaring redelijkerwijze belangrijk wordt geacht vanuit medisch oogpunt of vanuit de    levensverwachting van de patiënt, of vanuit de verdediging van zijn rechtmatige belangen of die van    zijn rechtverkrijgenden;

– over de bewaring overeenstemming bestaat tussen de patiënt en de zorgverstrekker

Indien betreffende gegevens zodanig bewerkt zijn dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijze onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

 

 

12    Rechten en mogelijkheden van verweer van de patiënt in het kader van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

– het al dan niet bestaan van verwerkingen van op hem betrekking hebbende gegevens,

– de doeleinden van deze verwerkingen,

– de categorieën gegevens waarop deze verwerkingen betrekking hebben,

– de categorieën ontvangers aan wie de gegevens worden verstrekt,

– de gegevens zelf die worden verwerkt en alle beschikbare informatie over de oorsprong van die gegevens tenzij de inzage van deze gegevens via de wet van het recht op inzage worden uitgesloten.

– de website van Osteopoint (www.osteopoint.nl)

 

 

13    Beleidsdoelstellingen voor gegevensbescherming

Osteopoint, zowel in haar rol als verwerkingsverantwoordelijke als in haar rol van verwerker:

 

 

  1. Is transparant over de persoonsgegevens die het verwerkt en het verwerkingsdoel, zowel naar de betrokkene, de cliënten, de cursisten, als naar de toezichthouders. De gevoerde communicatie is eerlijk, eenvoudig toegankelijk en begrijpelijk. Het transparantieprincipe is ook van toepassing wanneer de persoonsgegevens worden uitgewisseld.
  2. Verwerkt enkel de gegevens die relevant zijn voor het uitvoeren van haar taken. Elke taak waarbij persoonsgegevens worden verwerkt, is rechtmatig. Dit betekent onder meer dat de verwerking in overeenstemming is met de wettelijke en statutaire doelen van de zorgpraktijk. Dit wordt telkens geëvalueerd bij een nieuw verwerkingsdoel, waar nodig aan de hand van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA).
  3. Verwerkt enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de activiteiten. Zo worden identificatoren die horen bij de persoonsgegevens tot een minimum herleid.
  4. Kijkt toe op de integriteit van de persoonsgegevens gedurende de ganse verwerkingscyclus.
  5. Bewaart gegevens niet langer dan noodzakelijk. De noodzakelijkheid is afgetoetst tegenover wettelijke verplichtingen en de rechten en vrijheden van de betrokkene.
  6. Voorkomt inbreuken die voortvloeien uit het verwerken van persoonsgegevens. Informatieveiligheid, gegevensbescherming bij ontwerp en privacy-vriendelijke standaardinstellingen zijn hiervoor hulpmiddelen. Wanneer een inbreuk plaatsvindt, wordt hierover gerapporteerd in lijn met de regelgeving ter zake.
  7. Is in staat om alle geldende rechten van een betrokkene, zoals het recht op inzage, afschrift en eventueel ook schrapping uit te voeren. bvba Natural Solutions bewaakt hierbij over de eventuele beperkingen die op deze rechten van toepassing zijn.
  8. Waakt er actief over dat bij het verwerken van de persoonsgegevens voor een welbepaald doel, de rechten en vrijheden van de betrokkene gevrijwaard blijven.
  9. Verwerkt gegevens in lijn met de rechten en vrijheden die gelden in de Europese Economische Ruimte en controleert de toepassing hiervan wanneer de gegevens worden uitgewisseld daarbuiten. De bvba Natural Solutions leeft bijgevolg alle wettelijke en normerende kaders na (i.e. zowel Vlaamse, Federale als Europese regels) bij het verwerken van persoonsgegevens en heeft daartoe haar verantwoordelijkheid over de persoonsgegevens en die van anderen duidelijk in kaart gebracht.
  1. Kan aantonen dat het alle beleidsdoelstellingen naleeft, conform de wettelijke bepalingen. Deze verantwoordingsplicht wordt bewaakt door intern toezicht en controle en is uitvoerbaar volgens de wettelijk geldende principes.

 

 

14    Inwerkingtreding en wijzigingen

Deze versie van het privacybeleid treedt in werking op 25 mei 2018.

Wij behouden ons het recht voor om dit privacy beleid indien nodig te updaten.

Eventuele wijzigingen zullen via de website aan de gebruikers worden gecommuniceerd.